闽江学院

OA办公自动化系统

用户操作手册

修订历史记录

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针对目前教育行业办公过程中常用且特有功能点的着重介绍及使用，在产品操作说明中不再重复描述。

分发是高校办公业务中常见的功能，主要用于文件的并发审批或者是意见的征集。常见于学校党校办收文、发文、校内请示等审批流程中配合流程节点共同使用。一般党校办秘书该功能使用的比较频繁，秘书可根据实际事务情况自行选择是通过流程流转审批还是通过系统分发功能进行审批。

其优点：分发人员通过分发监控列表可以灵活掌握文件进度，不受制于审批人员。且分发的办理不影响流程的正常流转；缺点：分发进行并发处理时对文件本身无法编辑。

使用分发首先需要明确3点内容：

进入流程定义模板修改界面，根据需求为相应的节点配置分发权限。双击节点进入流程任务节点配置窗口，选择操作权限标签勾选“分发”“内部分发”选项，如下图：

流程设置成功后当文件流程流转到该节点就会具备分发权限，在文件办理界面下就会有分发按钮。如下图：

在进行分发处理时不同角色的办理人员填写的意见在表单上的显示位置，可以在分发传阅设置里面进行设置。通过角色、表单及关联字段对应关系进行分发办理意见显示的设置。

意见显示的配置步骤如下：

若在某流程中设置了分发功能，在表单审批环节会出现“分发传阅监控”。

用于只需别人阅知的事务。

其优点：传阅人员通过监控列表可以灵活掌握文件进度，不受制于审批人员。且不影响流程的正常流转；缺点：无法填写意见。

进入流程模板修改界面，根据需求为相应的节点配置传阅权限。双击节点进入流程任务节点配置窗口，选择操作权限选项标签勾选“传阅”“内部传阅”选项，如下图：

流程设置成功后当文件流程流转到该节点就会具备传阅权限，在文件办理界面下就会有“传阅”按钮。如下图：

选择人员时勾选姓名前面的复选框被选人员即变成已选成员，如下图：

系统登录步骤如下：

http://ehall.mju.edu.cn/oanew/sys/newoasygl/designPageData/homePage.do出现系统登录页面，如下图：

待办工作是在公文处理流程和事务处理流程的各环节需要当前用户办理的事宜，可以对发来的文档进行办理、审核、会签、批示、签发、分发、传阅等处理。在首页栏目中显示，具有提醒的功能，使用户能够集中处理个人承担的所有日常待办工作。

待办工作处理步骤：

下面对操作栏的操作按钮进行简单的描述：

在选人时区分了传阅与内部传阅

显示分发传阅对象办理状态

传阅结果查看：

分发结果查看：

已办任务是用户已经办理过的事宜，待办事宜办理后会进入已办事宜。通过【日常办公】菜单中的【待办已办查询】进行查看已办任务

用户已经办理的事宜如果下一步办理人长期未进行办理可对办理人进行催办，如下图：

用户已办的事宜如果发现存在问题可以在下一步办理人未办理前，收回已办事宜变成待办事宜，重新进行办理，如下图：

用户维护自己日程工作中经常使用的意见。可进行常用意见的添加、清空、删除、设置默认。

校领导日程模块主要是对校领导日程进行维护，供相关干系人进行查询。功能包括：校领导日程权限分配、校领导日程查看。

校领导日程权限分配的操作步骤如下：

新增领导姓名及日程编辑人员，最后点击“保存”完成权限分配

领导日程权限修改的操作步骤如下：

拥有菜单权限的人员点击领导日程菜单进入领导日程查看界面，如下图：

点击“新增”按钮，填写值班信息

填写完成值班信息，保存。

填写值班信息，并保存，完成登记

【督查督办审批】：包括在办、办结、草稿。

【督查督办管理】实现对已发起的督办文件进行删除、修改、查阅的管理权限

2）有权限的用户可编辑正文进行内容修改

3）审核完成后，填写意见、选择下一步及下一步办理人，点击“提交”按钮，完成审批。

具备流程办结权限的人，下一步选择结束，点击“提交”按钮，即可实现流程的办结。

使用会议申请模块时需要会议管理员设定好会议的申请规则，以约束会议申请人按照规则进行会议的申请。会议申请设置如下：

实现会议室名称、容纳人数、所属校区、所属部门、会议管理员、联系电话、会议室设备、会议室照片等基本信息的维护和查看。

注意：会议室上显示了具体的会议时间表示该时间已有人申请，此时申请会时间冲突不成功。

使用会议申请模块时需要会议管理员设定好会议的申请规则，以约束会议申请人按照规则进行会议的申请。会议申请设置如下：

在会议通知页面，点击“查看”详细会议信息，点击“回复”参会回复

查看信息内容如下图：

由管理员通过会议申请、周工作安排下发会议回执。

点击“上报”，维护报名人员信息

周会表：用于发布学校一周会议，全校教职工可以进行查看。

周会表都是由党政办管理员进行整理发布，其他老师可以查看。

用于全校老师查看周会表信息

用于周会表的发布、发送会议回执

或者点击“添加”按钮，填写会议信息。

3）修改信息后，点击保存完成修改。

如果当天有会议信息就可以在展现块中展现。也可点击“更多”进入周会表列表进行查看。如下图：

点击某条记录可查看周会表详情。

实现学校发文的网上拟稿、部门负责人审批、校秘书核稿、办公室核稿、部门会签、编号、成文、校对、盖电子章、打印、发布、办结、归档等过程的流程化管理。功能，并通过word控件支持正文的在线编辑、留痕、查看、套红等功能。发文文件内容统一采用WOED/WPS进行在线编写。管理员可以定制文件流转过程，系统按照预先定义的工作流程进行流转，并提供严密的授权管理，保证文件不被未授权人处理和查看。

【发文审批】：包括在办发文、办结发文、草稿。

【发文登记簿】：发文登记簿会授权给学校发文的应用管理员一般为校办的文书秘书。

对于所有办结的的学校发文文件，提供文件的各种统计查询、按用户定义的表头导出Excel格式的发文登记簿。

【发文管理】：管理列表会授权给学校发文的应用管理员。管理列表中会列出所有状态学校发文。通过管理列表可以查看、删除、编辑、流程跳转。

【设置】：实现机关代字、发文模板（起草模板、套红模板）、业务管理员、提醒设置、跟踪人员设置、拟分发人员设置等模块的功能配置作用。

点击【发文拟稿】可直接进入发文拟稿页面，进行表单信息录入，如下图：

发文请示单信息录入时，红框表示必填项目，点击“编辑正文”选择起草模板后进行正文的编辑录入，类似WORD的界面，进行正文的编辑。

 PS：在进行发文正文编辑之前需要安装卓正控件，如下图。

拟稿界面操作按钮说明

“暂存”按钮，临时保存表单，不会退出当前表单。

 “暂存为草稿”按钮，将表单保存为草稿，并关闭当前表单，可在【草稿】中继续编辑和删除。

在发文拟稿信息录入结束之后，选择下一步及下一步办理人，点“提交”发起流程，如下图：

在发文过程中，如果接受到需要审批的发文文件，可以在首页“待办工作”显示块中看到，如下图：

点击打开后可以进入审批界面，如下图：

办理页面各操作菜单的说明参见3.2.1待办工作章节

在流程审批过程中编号环节还可以对文件进行文件编号用以套红。

系统提供自动编号功能，也可以手动输入编号。当文件流转到允许编号的环节，在文件处理单上有编号的按钮，当前置条件选择完成之后，点击编号按钮进行编号，也可以通过手动输出编号完成。

在发文流转过程中，涉及到文件的套红工作。打开文件，点击编辑正文。

套红完成之后，发文具备了发布的条件，此时可以进行文件发布。拥有发布权限的用户进入事务办理时可进行文件的发布。

具备文件发布权限的时候，在文件办理过程时下面的操作按钮处会有“文件发布”的按钮。具体的“文件发布”功能操作参见3.2.1待办工作

注意：在文件发布前不能够办结文件

在文件办理过程时下面的操作按钮处会有“归档”按钮。对于需要归档的文件，拥有归档权限的用户，可通过“归档”按钮完成归档

归档时选择要归档的文件库

具备流程办结权限的人，下一步选择结束，点击“提交”按钮，即可实现流程的办结。

收文管理主要对学校收到的外来文件进行收文办公室登记、主任拟办、校领导阅批、下发、归档、查询等功能。用户在登记收文的时候，首先需将纸质文件扫描，扫描成电子文件后上传至收文系统。

 PS：在登记收文的时候，首先需将纸质文件扫描成电子文档后以附件形式上传系统。

在收文登记阶段，对于信息还未全部登记的收文，可以暂存为草稿，后面进入草稿箱再次进行编辑发起流程。

在收文审批过程中经过自己审批并且还没有办结的收文文件列表。

在收文审批过程中经过自己审批并且已经办结的收文文件列表。

是由收文管理员使用的，能查看到所有在办和办结的收文文件列表，并且可以对所有文件进行删除、编辑操作。

操作同发文参见3.4.1.3发文审批。

校内请示是学校内部各部门通过办公室向领导请示工作的一种方式。用户可以按照预先定义的工作流程进行流转；系统提供严密的授权管理，保证文件不被未授权人处理和查看，实现对文档传递过程中有效的实时监控。

在请示拟稿阶段，对于信息还未全部填写的请示，可以暂存为草稿，后面进入草稿箱再次进行编辑发起流程。

在请示审批过程中经过自己审批并且还没有办结的请示文件列表。

在请示审批过程中经过自己审批并且已经办结的请示文件列表。

是由请示管理员使用的，能查看到所有在办和办结的请示文件列表，并且可以对所有文件进行删除、编辑操作。

操作同发文参见3.4.1.3发文审批。

【部门发文审批】：包括在办发文、办结发文、草稿。

【部门发文登记簿】：发文登记簿会授权给部门发文的应用管理员一般为校办的文书秘书。

对于所有办结的的部门发文文件，提供文件的各种统计查询、按用户定义的表头导出Excel格式的发文登记簿。

【部门发文管理】：管理列表会授权给部门发文的应用管理员。管理列表中会列出所有状态部门发文。通过管理列表可以查看、删除、编辑、流程跳转。

【设置】：实现发文字号、起草模板、套红模板、业务管理员、拟分发人员设置等模块的功能配置作用。

点击【发文拟稿】可直接进入发文拟稿页面，进行表单信息录入，如下图：

发文请示单信息录入时，红框表示必填项目，点击“编辑正文”选择起草模板后进行正文的编辑录入，类似WORD的界面，进行正文的编辑。

拟稿界面操作按钮说明

“暂存”按钮，临时保存表单，不会退出当前表单。

 “暂存为草稿”按钮，将表单保存为草稿，并关闭当前表单，可在【草稿】中继续编辑和删除。

在发文拟稿信息录入结束之后，选择下一步及下一步办理人，点“提交”发起流程，如下图：

在发文过程中，如果接受到需要审批的发文文件，可以在首页“待办工作”显示块中看到，如下图：

点击打开后可以进入审批界面，如下图：

办理页面各操作菜单的说明参见3.2.1待办工作章节

在流程审批过程中编号环节还可以对文件进行文件编号用以套红。

系统提供自动编号功能，也可以手动输入编号。当文件流转到允许编号的环节，当前置条件选择完成之后，点击编号按钮进行编号，也可以通过手动输出编号完成。

在发文流转过程中，涉及到文件的套红工作。打开文件，点击编辑正文。

套红完成之后，发文具备了发布的条件，此时可以进行文件发布。拥有发布权限的用户进入事务办理时可进行文件的发布。

具备文件发布权限的时候，在文件办理过程时下面的操作按钮处会有“文件发布”的按钮。具体的“文件发布”功能操作参见3.2.1待办工作

注意：在文件发布前不能够办结文件

在文件办理过程时下面的操作按钮处会有“归档”按钮。对于需要归档的文件，拥有归档权限的用户，可通过“归档”按钮完成归档

归档时选择要归档的文件库

具备流程办结权限的人，下一步选择结束，点击“提交”按钮，即可实现流程的办结。

在议题拟稿阶段，对于信息还未全部填写的请示，可以暂存为草稿，后面进入草稿箱再次进行编辑发起流程。

在议题审批过程中经过自己审批并且还没有办结的请示文件列表。

在议题审批过程中经过自己审批并且已经办结的请示文件列表。

是由议题管理员使用的，能查看到所有在办和办结的议题文件列表，并且可以对所有文件进行删除、编辑操作。

操作同发文参见3.4.1.3发文审批。

通过菜单【归档查询】打开归档应用

工作代理即用户因出差或其他原因不能及时办理事务时，可通过工作代理将需要办理的事务授权与他人代为办理。

点击【日常办公】-》【工作代理】菜单进入工作代理列表，列表为登录用户设置的代理事宜。如下图：

学校文件是学校发文发布的最终形成的文件记录（具体发布功能参见3.4.1.6文件发布），发布的学校文件在学校首页的显示块展现，如下图：

管理员可进行学校文件的新增、删除、文件转移及阅读情况查看。

系统发布学校文件有两种模式：一、有权限发布的用户在流程中发布节点可进行学校文件的发布；二、系统提供新增文件功能不须走流程直接新增文件。流程中学校文件发布方法参见3.4.1.6文件发布；直接新增学校文件方法如下：

实现发布规则设置、文件目录树设置、业务管理员设置等的功能配置；

部门文件是部门发文发布的最终形成的文件记录（具体发布功能参见3.4.1.6文件发布），发布的部门文件在学校首页的显示块展现，如下图：

管理员可进行学校文件的新增、删除及阅读情况查看。

系统发布部门文件有两种模式：一、有权限发布的用户在流程中发布节点可进行部门文件的发布；二、系统提供新增文件功能不须走流程直接新增文件。流程中部门文件发布方法参见3.4.1.6文件发布；直接新增部门文件方法如下：

实现发布规则设置、业务管理员设置等的功能配置；

规章制度是学校存放各类相关制度的窗口，发布的规章制度在学校首页的显示块展现，如下图：

进入规章制度维护入口有两处：一是通过点击【规章制度】菜单进入，二是通过规章定制显示框上的“更多”进入，参考下图显示。

规章制度不需要审批，可直接新增：

实现发布规则设置、目录树设置、业务管理员设置等的功能配置；

信息发布是学校日常发布重要信息公开、电子公告、意见征求等类型的文件，发布后的信息在学校首页的显示块展现，如下图：

管理员可进行信息发布进行的新增、删除及阅读情况查看。

系统发布信息公开文件有两种模式：一、有权限发布的用户在流程中文件发布节点可进行文件发布；二、系统提供新增文件功能不须走流程直接新增文件。流程中信息公开文件发布方法参见3.4.1.6文件发布，直接新增文件方法如下：

选择【发布列表】，点击“新建”按钮，打开新建表单窗口

在设置里可以实现维护发布的文件类型及管理员；

信息发布审批实现学校对日常发布重要信息公开、电子公告的申请审批管理。

【信息发布审批】：包括在办、办结、草稿。

【分类管理员审批管理】：针对不同信息类型，会预先设置对应的管理员，不同管理员在分类管理员审批管理中看到的已发布信息不同。

【审批管理】：管理列表会授权给对应的应用管理员。管理列表中会列出所有状态信息文件。通过管理列表可以查看、删除、编辑、流程跳转。

如果接受到需要审批的信息发布文件，可以在首页“待办工作”显示块中看到，如下图：

点击标题进入审批界面，可对正文内容进行修改，如下图：

办理页面各操作菜单的说明参见3.2.1待办工作章节

信息发布审核完成后，具备了发布的条件，此时可以进行文件发布。拥有发布权限的用户进入事务办理时可进行文件的发布，如下图。

具备文件发布权限的时候，在文件办理过程时下面的操作按钮处会有“文件发布”的按钮。具体的“文件发布”功能操作参见3.2.1待办工作

注意：在文件发布前不能够办结文件

具备流程办结权限的人，下一步选择结束，点击“提交”按钮，即可实现流程的办结。

 ——完——